La crise sanitaire a frappé de plein fouet tous les continents de la planète. Dans ce contexte, pour survivre tout en protégeant leurs employés, bon nombre d’entreprises sont contraintes de passer à la dématérialisation. Le télétravail devient l’unique option pour pouvoir continuer à exercer les activités. Quels sont les enjeux de la dématérialisation en temps de pandémie ?
Une organisation simplifiée et une gestion optimisée
La dématérialisation est une pratique de plus en plus courante dans les entreprises. L’évaluation de ce mode de travail a permis de noter que l’organisation interne et externe de nombreuses entités a été améliorée grâce à cette façon de fonctionner. La transformation digitale s’avère être la base de la dématérialisation et elle représente le progrès au sein des entreprises modernes. Elle s’est naturellement fait une place en instaurant également ses piliers. D’autre part, cette initiative a permis de céder la place des documents d’informations physiques au profit des données numériques. La création de dossiers numérisés et la démocratisation de la signature électronique ont contribué au succès de cette option. L’accès aux documents a été optimisé grâce à toutes ces techniques et par la même occasion, la gestion de l’entreprise également. Au même titre, les relations, aussi bien internes qu’externes se trouvent améliorées.
Les processus d’informatisation regroupent la dématérialisation des documents et des échanges, ainsi que la gestion des postes de travail. En l’occurrence, les supports d’information (factures, courriers et même fiches de paie) sont numérisés. Tous les échanges normalement en courrier se font à travers le web, notamment sur internet. De par la dématérialisation, la gestion des postes de travail est améliorée de manière à assurer la fiabilité et la productivité, aussi bien au niveau des achats, que de la comptabilité et du service commercial.
La dématérialisation pour gagner du temps
La dématérialisation est aussi un moyen d’optimiser le temps de traitement des données. Ainsi, le temps nécessaire pour l’archivage et la recherche d’informations est nettement réduit grâce aux données déjà informatisées. Cette efficience résulte du fait que dans le secteur informatique, il est possible de consulter le contenu numérique à tout moment, surtout en recourant au système de recherche rapide. De par le délai de traitement raccourci, le niveau de compétitivité de l’entreprise est optimisé. Il suffit juste de bien mettre en place la signature digitale pour transmettre une image communicative de l’entreprise à chaque échange et aux différents partages d’information. Effectivement, l’image de marque fait partie des indicateurs de compétitivité, au même titre que la rapidité des traitements de données et d’informations. L’ensemble de ces éléments constitue une force invincible pour faire face aux concurrents. Aussi, quitte à devoir travailler à distance, mieux vaut le faire à fonds pour une rentabilité optimisée. Dans ce contexte, la dématérialisation des documents doit concerner tous les niveaux nécessaires, à savoir les clients, les fournisseurs et les collaborateurs.
Les avantages de la dématérialisation
L’augmentation des volumes de documents à traiter est irréfutablement éprouvante au sein des entreprises. Dans ce contexte, il est plus que nécessaire d’alléger cet aspect en mettant en place des plans d’action pour la dématérialisation. Cette initiative représente aussi un outil d’optimisation des performances de l’équipe, pour ne citer que le gain de temps.
La réduction des dépenses
La dématérialisation est une solution pratique et efficace pour les entreprises, qu’elles évoluent dans le secteur de l’immobilier, de l’assurance ou d’un autre business. Effectivement, en choisissant ce mode de travail, les coûts de traitement peuvent être réduits de moitié, dans la mesure où il n’est plus nécessaire de faire des photocopies, des impressions, ou encore de l’archivage des documents. Elle permet à l’entreprise de contribuer au développement durable, il en va de même des entités qui favorisent le télétravail de leurs équipes.
Des relations améliorées
Les relations internes sont nettement moins tendues et les risques de différends sont amoindris grâce à la dématérialisation, raison pour laquelle la gestion des contrats de travail est optimisée. D’autant plus que cette solution encourage le travail collaboratif, via la participation aux sites de partages. Effectivement, l’apport de chaque membre des équipes contribue à l’amélioration des relations interpersonnelles, mais aussi celles des employés et des partenaires, pour ainsi dire de tous les acteurs de l’entreprise. L’utilisation des nouvelles technologies de l’informatique au service de la communication permet de simplifier les échanges entre les entreprises, les fournisseurs et les clients. Elle instaure l’émergence des réseaux de distribution visant à la satisfaction des besoins de la clientèle. L’enjeu de la dématérialisation réside dans ce sens, à l’implication de la clientèle et de l’entreprise dans la maîtrise des technologies et de l’exploitation des informations pour la fidélisation.
